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小张在公司是出了名的靠谱,大伙都说只要有小张在,就没有谈不成的项目,没有不满意的客户。不仅如此,在公司会议上小张汇报工作、提出的方案也总能获得老板点赞。
同事纷纷向小张取经,“为什么你能这么顺利?”,小张笑答,“因为我说的每一句话,老板和客户都能听懂。”
职场上少不了沟通,很多人以为沟通就是说话,但在实际工作中,沟通并不是一件简单的事情。沟通效率的高低会直接影响执行力的好坏,有研究表明,工作中75%的错误都是因为沟通不畅。
为什么会出现低效沟通?
一、含含糊糊不明确
公司有个外包项目,小方负责与设计师对接,可设计稿迟迟无法定稿,导致项目无法推进。领导找小方了解情况,小方气冲冲说:“这个设计师根本不行!我提的需求他都搞不定!建议换人!”
乙方设计师也很委屈,因为小方提的需求很模糊,想问详细一些,小方只说“你先设计着,等图出来我看了再提意见。”等图稿设计出来,小方并不满意,“颜色看着不舒服,风格也差强人意,你再设计的好看一点。”
很多时候沟通不顺利,是因为我们在表达时说的太含糊。信息给的不明确,说话没有重点,反而越说越乱,沟通完全靠猜,执行力也就下降了。
二、不懂换位思考
小丽是名HR,公司在校招会上招聘了数名大学生,安排小丽为他们做入职培训。小丽精心准备培训材料,培训会也顺利完成。过了几天,新员工的疑问却让小丽崩溃了。
“小丽姐,学校的三方协议是你负责的吗?”
“小丽姐,打印机安装不了。”
“小丽姐,昨晚我加班到很晚就打车回家了,想报销下打车费,可培训资料里如何报销的部分,我看不太懂。”
“小丽姐……”
小丽抓狂地想,“这些还要说吗?为什么他们连这么简单的事情都不懂呢?”
不同的知识背景和不同的岗位,会产生不同的视角。我们想当然认为必知的事情,在别人眼里却是从没接触过的知识。
不懂得换位思考,只站在自己的立场看问题,沟通的效果就会大打折扣。
三、被情绪左右
老王和家人闹了不愉快,他闷闷不乐地来到公司,工作时发现打印机连接不上,无法打印急需的文件。
他向公司网管反应,网管正好有事,就传给他一份连接打印机的说明文档。可老王不擅长电子设备,他心烦意乱又觉得被轻视,气愤地与网管大吵了一架,伤心伤身也没有解决问题。
情绪很容易成为沟通的障碍,因为在沟通中,我们的表情、语气、肢体动作都会直接影响沟通的效果,扭曲沟通的内容,造成更大的损失。
高效沟通,如何提升自己的沟通能力?
一、先讲结论,直入主题
1、“PREP”沟通模式
我们习惯按照“前因后果”的顺序说一件事,
在《靠谱:顶尖咨询师教你的工作基本功》一书中,提到“PREP”模式
point=结论reason=依据example=具体事例point=重申结论后结束
先讲结论,再说明依据是什么,接着用实例印证,最后回到结论完成表达的闭环。
举个例子,如果我想举办一场线上新品发布直播,但因为公司产品的推广和销售主渠道以线下为主,且公司从未在线上办过任何活动。
为了让领导同意我的提案,我可以利用PREP模式这样说:
①先讲结论。公司正在寻找从线下往线上做转型的机会,我希望利用新品上市的契机,打开线上销售渠道。
②说明依据。线上直播不受地域限制,直播平台流量大;新品在功能和外观上都迎合了线上消费者的喜好;经过调研,发现近几年线下消费者中超80%有线上网购习惯。
③实例印证。已经在线上打开销售渠道的同类型产品。
④回到结论。因此,我希望举办一场线上新品发布直播。
在工作中,这样沟通更能简洁明了地讲清问题,在更短的时间内将必要的信息传达给对方。
2、丢掉逃避心理,坦率地说
在被问到“这个工作做好了吗?”的时候,如果没有按时做完,你会怎么回答?
初入职场的人,可能会因为害怕被批评,而产生逃避和胆怯的心理,找借口掩饰没有完成的事实。
但是,这样的沟通没有任何用处,还会降低我们在他人心中的评价。
沟通是为了传达信息,发现问题并提出解决方案。工作上遇到问题,我们应该坦率地说出来,让沟通顺利进行下去,而不是拐弯抹角。
二、用逻辑、数据和事实说话
1、最能代表事实的是数据
大数据时代,数据比经验更直观,也更有说服力。
例如,在做业绩分析时,要表达消费者结构发生很大变化。删掉“我们觉得……”“我们认为……”等字眼,而是将情况转化为销售额、占比率等简单易懂的数据,更容易让人理解和信服。
2、谁都能理解的低语境规则
在团队中,成员也许有不同的学历,甚至来自不同的国家。由于教育程度和文化背景的差别,沟通的难度也大大增加。
有心观察的话,我们会发现同样背景差距很大,人们在看电影(特别是爆米花电影)时,却并不会出现理解问题。这就是低语境的体现。
在低语境文化中,信息的意义通过语言可以表达得很清楚,大量的信息置于清晰的编码中,不需要依赖环境去揣摩推测。
制定谁都能理解的低语境型规则,降低外在因素对沟通的影响,让沟通更专注于数据、逻辑等核心的内容。
3、有逻辑的话,别人才会听
职场,也是一个人情社会。真感情确实能打动人心,但不能因此颠倒顺序。想要说话有说服力,首先需要有逻辑,其次才是富有感情。
如果员工在汇报工作时,对市场调研、数据分析都避而不谈,只谈自己在工作中如何努力,这样的发言是没有意义的,也没有人会认真倾听。
三、让对方听得懂
1、以对方“毫不知情”为前提
我们很容易陷入一个沟通误区,即:我们知道A,所以认为A是常识。
事实上并非如此,如果我们经常产生“这样的事都不知道吗?”“这不是显而易见吗?”的想法,就要敲响警钟,反思自己是不是进入了沟通误区。
以对方“毫不知情”为前提去沟通,需要的话,可以事先向不同的人讲述一遍,看看内容能不能被理解。
2、观察微表情,揣摩对方的理解程度
被问“你听懂了吗?”时,很多人会因为礼貌或面子说是的。语言具有迷惑性,但微表情却骗不了人。
在说话时,我们可以一边观察听者的微表情,去推测Ta的真实反应。
比如Ta是点头还是摇头,是全神贯注还是心不在焉……以此为依据,调整我们的说话节奏。
四、明确需求,超越期待
1、不做无用功
经常会听到这样的抱怨:“领导都没说清楚,我又不知道他肚子里的蛔虫,怎么会知道他们要什么?”
避免做无用功的第一步,明确对方真正的需求。
“为新合作的客户写一份产品介绍。”
领导说完这句转身就走了,留下我一个人发懵:这也太模糊了吧,什么时候要?是产品简介还是细致一些?是写一条产品线,还是全部产品?
参考了以前的客户需求,我开始向领导提问:“以前的客户abcd四类疑问比较多,我从这四个方面,把xyz三条产品线分别做一到两千字介绍,可以吗?”
有时候,人在发布指令时并不会想的很细节,但面对具体的提问,对应的答案自然出现。以补充模糊不清的部分为目的发问,能帮助我们提高效率。
2、超越期待
大家都有买东西的经历,如果产品质量很好,还有贴心的售中售后服务,以及用心设计的赠品,你会不会感觉物超所值?
工作也一样,在沟通中处处留心,走一步望三步。在完成要求的基础上,精益求精,多想一点,拿出超越期待的成果。其中溢出的期待差值,最终会累积成别人对你的正面评价。
无论是职场新人,还是经验丰富的职场老手,沟通都是最重要的职场能力之一。高效沟通不仅能为个人带来好的发展,在团队中,也能减少协作成本,提高协作效率。
掌握沟通的技巧,相信不管在哪里,你都会成为一位高效且受欢迎的人。
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