公文拟制的四个关键步骤 张宝铸
“天下难事，必作于易；天下大事，必作于细。”许多人在面对公文写作——特别是“大稿子”时，常有无从下手之感。实际上，其中也有一定的章法、套路可循。概言之，大致可分为点题、谋篇、布局、填词四个关键步骤。而一些较为简单的公文——如，一篇内容较为精简的通知，一则通过短消息呈报的请示——拟制过程相对简单，若亦能按照这四个步骤加以审视，也可使其表达更为精准有效。
（一）明确目标，拟定主题——点题
“点题”的核心工作，在于明确公文写作的目标，确定所用的文种，拟定公文的主题。其间，还需厘清该篇公文写作的高度、广度与角度。
公文写作的目标与所采用的文种紧密相关。
首先要明确该篇公文的“走向”，是“上行文”、“下行文”还是“平行文”。上行文，即呈报上级的公文，如请示、报告等；下行文，即发送下级的公文，如通知、通报、批复等；平行文，即发送平级的公文，如函、纪要（纪要也可为下行文）等。
其次，则要明确其所承载的公务目的。如，在上行文，有需要上级决策的事项，应使用“请示”；仅传递若干需上级知悉的情况，则使用“报告”。在下行文，有需要下级执行的事项，则使用“通知”或“批复”——在针对请示回复的场合；仅希望下级周知有关决策事项的，则使用“通报”“决定”等。在平行文，则因公文收发主体之间不存隶属或领导关系，用“函”总是不错的。
在明确公文的“走向”及其“公务目的”后，公文的标题就呼之欲出了，最简单如《关于××事项的报告》《关于××事项的通知》等。但这只是点题的第一步，要真正明确公文的主题，还需厘清公文写作的高度、广度与角度。
公文写作的高度、广度与角度都是相对于公文拟制者而言。因其公务活动的属性，公文拟制者仅是“代拟”，公文所真正代表的，往往不是其个人。特别是在下行文，如，一篇通知，其“高度”——代表的是哪级组织，“广度”——发送的是哪些主体，“角度”——涉及的是哪方面事项，都需拟制者事先搞清楚，设身处地地把自己“摆进去”。
如，在国家部委，经常需站在部委甚至是国家领导人的高度拟制公文，其意识、思维、行文甚至语气，都需调整到相应的高度，才能真正吃透公文主题。在企业也是一样，拟制的有关公文是代表本部门、区域公司还是集团公司，发送对象是各有关部门机构还是其主要干部亦或全体员工等，也需要拟制者拿到公文命题时即搞清楚，并相应地，将自己在拟制公文时的所采用的站位调整到位。
（二）明确篇章，拟定框架——谋篇
“点题”之后，面临的任务就是“谋篇”。即，根据公文的主题，确定公文的总体框架，构思叙事、说明、议论的逻辑主线，明确公文大概所需的篇幅。
关于公文的总体框架与逻辑主线，通俗讲就是为了更好地达到公务沟通目的，“先说什么，再说什么”。就说明性文体，或者按照事情发生的时间顺序，或者按照人物的主次顺序，或者按照事项的轻重顺序；就论证性文体，或者按照“总—分—总”的逻辑结构，或者按照先论点再论据的“金字塔结构”，或者按照三段论式的逻辑推理结构，不一而足。做到“清晰”，能把事情讲清楚，是最为重要的。
关于公文的篇幅，一般而言越精简越好，越“干净”越好，但也要取决于公文所要达到的表述“深度”。是简明扼要、点到即止，还是掰开了、揉碎了，说得越详尽越好，没有固定的标准，关键还是看公文的受众特点，以及公文所期望达到的沟通效果。但在公文受众，公文所要表达的“深度”、效果既定的前提下，文字越简练，越显公文拟制者的水平。
此外，听取（如领导讲话）、阅读公文的时间，也至关重要。在有些场合，如代拟领导讲话、会议报告时，会事先明确讲话或报告的时间。一般而言，人的讲话速度在200-300字/分钟，人的阅读速度则跨度更大，300-800字/分钟都有可能。对此做到心中有数，也有利于更好地把握所拟制公文的篇幅。
公文的逻辑主线及篇幅，与拟制公文时所掌握的依据出处密切相关。如前文所述，公文是“攒”出来的，而不是创作出来的。原则上，公文中每一个主题，每一句话，甚至于每一个字句，都应有其依据和出处。公文所承载的公务活动目的越多、越复杂，拟制者所掌握的资料越丰富，公文所需要的篇幅也就越长，其叙事、说明、议论的逻辑性也就必须越强。
因此，在“谋篇”这个环节，已经需要对拟制公文所依据的有关材料作搜集整理。“谋篇”的整个过程绝非闭门造车，凭空想象，而是在搜集整理的有关素材基础上，作公文结构、逻辑、篇幅上的初步梳理。
（三）明确要点，拟定标题——布局
“布局”是“谋篇”的细化。即，在既定的公文逻辑主线、篇幅基础上，就公文每一部分内容作初步的整理，拟定出各部分的标题及其内容梗概。
至此，为方便进一步地写作，同时为了确保公文每一部分都言出有据，首先要做的，是把已经搜集的资料分门别类，使其“各就其位”。如，以一篇请示为例，哪些资料是关于请示事项背景的，哪些资料是关于请示事项本身有关情况的，哪些资料是关于不同决策所可能引发的后果的，分别按照既定的逻辑主线分类“码好”，以便进一步作文字加工。
在此基础上，即可构思每一部分所采用的二、三级标题及各部分的内容梗概。当然，这主要是指篇幅较长的公文。在一些篇幅较短，甚至是寥寥几百字的非正式文字中，并不必要细分出二、三级标题。但一般而言，即便是再短的文字，为清晰起见，分点说明、分点论述总是需要的。在这种场合，各点的第一个句子所起到的作用，和标题实际上也是一样的。
关于公文的分点与分层，一般有个口耳相传的说法，叫做“两点不成文”。即，只分为两点或两个层次，很难成为一篇完整的公文。这可能和公文“帽段、正文、尾端”的一般形式或者“三段论”式的论证推理逻辑相关，值得参考，但也不是一定如此。一般而言，分为三至五点较为适中——分点分层过少难以把事情交代清楚，分点分层过多又反而容易把简单问题复杂化。
此外，到这个环节，还需考虑公文的文采或观感。一方面，各部分的内容宜相对匀称，在帽段、尾段和正文安排上，不宜头重脚轻或头轻脚重；在正文各部分安排上，不宜篇幅差别过大而显得突兀。另一方面，各标题或各段落首句宜多加斟酌，尽量对仗工整。
（四）明确内容，拟定词句——填词
“填词”是形成公文初稿的最后一步，即，按照开宗明义、准确表达、一气呵成、首尾呼应等原则组织具体语言，使其成为一篇有骨有肉的文章。
开宗明义，是指填词的过程中，就像拟定公文整体框架、逻辑主线时一样，要时刻注意表达的清晰性和有效性。最为简单的方法，就是每一个段落，或者表达每一个观点、每一种情况的首句，都用一句话对后续所要表达的观点、情况作一概括，随后再分层展开，以便读者第一时间了解公文的主旨要点。
准确表达，一方面是指填词的过程中，要充分注意运用语言的规范性。如，原则上应使用书面用语；在特定的行业或场合，应使用相应的专业术语等。另一方面，要仔细斟酌用语的准确性，避免因用语不严谨而导致受众对公文意图的理解偏差甚至误解。
一气呵成，更多是强调行文用语的文采和观感。虽说形式不宜大于实质，但一篇好的公文，读来朗朗上口，用语富于美感也是必要的，也更有利于令受众印象深刻，乐于吸收。
首尾呼应，则强调的是行文的整体结构完整，不至令人有虎头蛇尾、意犹未尽之感。不再赘述。
至此，一篇公文的初稿即已成型。之所以强调是“初稿”，是因为一篇经得起推敲的好公文——特别是“大稿子”，往往需要反复斟酌，经历多轮由短及长、由长及短的修改过程。在任一环节中，都有可能发现前几环节需要再加推敲和修正。因此，一篇公文的出炉，往往需要“点题”“谋篇”“布局”“填词”循环往复几个来回，才能最终定稿。
古时贾岛因“僧‘敲’月下门”还是“僧‘推’月下门”沉吟不已，甚至冲撞了韩愈的车队，并因此与韩愈结为至交；吕不韦将《吕氏春秋》悬于城门，诺以千金换增减一字。都代表了其对文字的重视与尊崇，也因而成其经典。公文写作作为“命题作文”及公务工具，难免令人审美疲劳，但如能真正溯本归源，充分认识到其重要意义，知悉一篇好的公文的应有面貌，并能得心应手地将其运用于公务活动，那么对其的一切投入，终将被证明是值得的。
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