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每位职场人士都会接触到写各种各样的商务文本,比如通知、商务标书、策划方案、请示、报告等。你是不是一想到要写这些商务文本,就感觉无处下手;或者写了之后给上级,却屡屡被打回重写;即使没有被打回重写,但所写的内容上级并不采纳。
如果有这些情况,那么这本《书面沟通的艺术》就很适合你阅读。这本小书介绍了写好一份商务文本的技巧和方法,书中提供了5个重点和6个步骤,帮助职场人员写出一份合格的易于被采纳的商务文本。
本书作者是日本资深的企划咨询师,她将自己30多年来撰写商务文本的经验和精华浓缩总结成书。除了方法和步骤,书中提出制作商务文本的终极理念是:被决策者采用;制作商务文本的第一要义是能吸引决策者的目光。这是很多撰写商务文本的人缺失的概念,有必要补上这一课。
一、五个要素决定你的商务文本获得认可
如书中提到的,我们写了那么多年的商务文本,学习了很多技巧和方法,但我们看重的是“商务文本的制作方法”,而不是“能被采纳的商务文本的制作方法”。
商务文本本身就是演讲,要能吸引决策者的目光才是好的商务文本。撰写商务文稿时,思考清楚五个要素,引导方案被快速采纳:
【目标】“什么事”,有“什么影响”。
【周全性】贴近决策者的要求。
【个性】展示你的特点和独创性。
【实用性】化繁为简,让对方更容易做决定。
【简洁性】让决策者凭直觉同意你的方案
这其中,最关键的是写之前要确定好目标,想清楚要说明什么事件,要达到什么目标。在撰写过程中,要将影响事件的周边情况都囊括,从决策者做出决策需要什么信息这个角度来想问题,同时文本要简洁易懂,不要绕圈子,让决策者很清晰的知道自己要决策什么,决策之后会引发什么效果。
二、商务文本的终极目标是让方案被采纳
商务文本有明确的商务目的,需要让决策者做出决策,如果我们秉承的目标是让方案被采纳,那么就要转换视角,从决策者的立场考虑问题。
因为最终决定商务文本是否被采纳的,不是机器和电脑,而是有感情有经验的人,在制作商务文本时,必须先确认商务文本的阅读者和使用这份商务文本的情景,再开始制作;多为对方考虑,甚至可以将其阅读习惯考虑进去,将商务文本做成让决策者容易做出决定的形式。
思考决策者喜欢怎样的商务文本,将使你进一步懂得笔下这一篇商务文本该怎样写。总的来说,决策者喜欢的有以下共通的特点,如:简洁、清晰、全面、准确、数据化、排版美观、句子通顺、没有错别字。
三、六步带你做好商务文本
我们在工作中经常会需要撰写商务文本,比较多的是协议、策划书、通知、报告、PPT等,许多人在撰写的时候只想着怎样把事情说清楚,尽快完成,并没有像作者一样做分析、有步骤、目标明确。
这本书提出的六个步骤,能够我们快速地写出一份合格且有效的商务文本。
【决定格式】用6W2H来决格式。也就是,what是什么,who是谁在用,when到什么时候,where在哪里使用,why为什么,whom给谁看,how如何呈现,how much多少钱。
【决定结构】用美观易读的文本结构,展现你的个性。
【写文章】用简单易懂的文章,传达核心信息。
【直观】利用视觉元素,体现重点和要点。
【编辑】调整格式,让方案更适合阅读决策。
【检查】认真检查,确保无错漏。
如果能按照以上六步,一步步地对商务文本进行优化和完善,就能够写出一份不错的商务文本,我们掌握了制作优秀商务文本的能力,就可以更好地为工作获得认可,不断取得成功。
其实,任何事情都需要思考、精进;那些反复去做的事情,一定可以总结出方法、套路,但人们往往关注每件事本身,而忘了关注这些事情背后相通的道理。
在撰写商务文本这件我们经常遇到的事情上也是这样,大部分人写了十几二十年的商务文本,在着手写一项新的商务文本时,还是会头脑空白,不知从何入手。本书提供的方法和步骤,可以作为撰写商务文本的范式,帮助提高文本撰写的效率和效果,你现在就可以试试。
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